Multitasking – die Fähigkeit, die Anforderungen mehrerer Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen -Wikipedia
Du arbeitest an zwei Projekten gleichzeitig. Der Chef kommt herein und legt neue Anforderungen auf deinen Schreibtisch. Du telefonierst, währenddessen landen drei neue E-Mails in deinem Postfach. Du willst möglichst bald Feierabend machen, weil auf dem Heimweg noch der Einkauf für das Abendessen erledigt werden muss. Dein Mobiltelefon klingelt und im gleichen Moment werden auch noch neue Textnachrichten in den Speicher übermittelt. … Du bist ein paar Stunden später endlich fast schon aus der Tür, da kommt ein Kollege und braucht dringend und sofort noch Informationen von dir … du jonglierst jede Menge Tätigkeiten mit einer atemberaubenden Geschwindigkeit, als wärest du ein Zirkusakrobat, der immer mehr Porzellanteller auf Bambusstäben kreisen lässt … Herzlichen Glückwunsch, du bist ein Multitasker!
Wir leben in einer Zeit, in der möglichst alles sofort da sein und passieren muss. Wir sind einem ständigen Bombardement von Informationen und Anforderungen ausgesetzt, nicht nur im Beruf, sondern oft auch in der sogenannten Freizeit. Schlaue Mobiltelefone mit Terminkalendern und Zugriff auf Nachrichten sowie Unterhaltung auch unterwegs gehören inzwischen zum Alltag, als ginge es nicht ohne sie. Erinnerungsfunktionen im PC sorgen dafür, dass wir von den 100 wichtigen Aufgaben ja keine vergessen. Sogar in der U-Bahn werden wir mit den Tagesnachrichten im Sekundenrhythmus konfrontiert. Überall verspricht uns die Werbung ein angenehmeres und einfacheres Leben - mit immer besserer technischer Ausrüstung, gegen gutes Geld natürlich. Wenn dann auch nur eines der Hilfsmittel, mit denen wir alles zu bewältigen und im Griff zu haben versuchen, ausfällt, kollabiert womöglich das ganze Geflecht von Technik und Terminen und Aufgaben. Ein Horrorszenario für viele Mitmenschen.
Wie man multitaskingfähig wird, darüber gibt es Artikel, Broschüren und Bücher zuhauf. Wie man sich aber aus dem Wahnsinn ausklinken kann, dazu gebe ich hier den geneigten Blogbesuchern ein paar Tipps. Hier geht es darum, nicht multitaskingfähig zu sein, stattdessen so vereinfacht wie möglich zu arbeiten. Warum? Damit unsere geistige Gesundheit nicht zu Bruch geht.
Wer also zielstrebig einen »Burn-Out« anstrebt, sollte hier nicht weiterlesen.
Ein Burnout-Syndrom (engl. burn out ‚ausbrennen‘) bzw. Ausgebranntsein ist ein Zustand ausgesprochener emotionaler Erschöpfung mit reduzierter Leistungsfähigkeit. Es kann als Endzustand einer Entwicklungslinie bezeichnet werden, die mit idealistischer Begeisterung beginnt und über frustrierende Erlebnisse zu Desillusionierung und Apathie, psychosomatischen Erkrankungen und Depression oder Aggressivität und einer erhöhten Suchtgefährdung führt. –Wikipedia
Du liest noch weiter? Na so was! Das bedeutet ja Revolution gegen den Zeitgeist! Nun gut. Willkommen im Club der Aufmüpfigen!
Zunächst: Warum ist Multitasking nicht gut für uns?
- Es ist ineffizient. Du musst ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her schalten, was zu erheblichen »Reibungsverlusten« im Gehirn führt.
- Es ist kompliziert und erzeugt dadurch Stress und verursacht unnötige Fehler.
- Der Stress kann uns buchstäblich verrückt machen – anstatt in dieser Welt voller Verwirrung und Terror wenigstens kleine Oasen des Friedens und der Vernunft zu finden, drehen wir irgendwann durch.
Und wie kann man da ausbrechen? Das hängt natürlich von deiner individuellen Arbeits- und Lebenssituation ab. Ein Bauarbeiter, der den ganzen Tag auf den Beinen ist, tut gut daran, sich in den Pausen 
- Sortiere deine Aufgaben nach Feldern wie Anrufe, E-Mails, Computerarbeiten, Besorgungen, Besprechungen etc. – angepasst an deine Lebens- und Arbeitssituation.
- Halte ein Notizbuch (ob nun aus Papier oder elektronisch) bereit, damit du (je nach Feld, siehe oben) aufschreiben kannst, was erledigt werden muss. Bei uns gibt es zum Beispiel eine Kreidetafel in der Küche, auf der alle notwendigen Einkäufe notiert werden. Im Büroalltag benutze ich eine Schreibunterlage, die viel Platz für Notizen bietet.
- Unerledigtes sollte an einem festen Platz – und nur dort! – gesammelt werden. Im E-Mail-Programm ist das für mich der Eingangsordner und für Papierpost ein Karteikasten. Bei mir steht »IN« am Kasten. Was bearbeitet wurde, hat dort dann nichts mehr zu suchen.
- Plane deine Tätigkeiten in Blöcken, wobei du zwischen den Blöcken etwas Platz für Unvorhersehbares lassen solltest. Ob für dich nun einstündige Blöcke besser funktionieren oder halbstündige, musst du ausprobieren. Für mich haben sich im Büroalltag 45-Minuten mit anschließenden 15 Minuten unverplanter Zeit bewährt.
- Zu Beginn des Tages fängst du mit der wichtigsten Aufgabe an. Alles andere muss warten, bis diese Tätigkeit beendet ist. Kommt ein Anruf dazwischen, hast du ja den Notizblock, um das Anliegen aufzuschreiben. Erledigt wird es jetzt nicht. Erst wenn Aufgabe 1 fertig ist, kannst du dir eine Pause gönnen und dann die nächste anpacken. Auch bei der duldest du keinen Abbruch der Arbeit, um »schnell zwischendurch« etwas anderes zu tun. Inzwischen hat sich sogar mein Chef daran gewöhnt, dass er nicht sofort bedient wird. Nicht von mir zumindest.
- Während der Arbeit an einem Thema kannst du mögliche Ablenkungen von vorne herein ausschließen: Ob neue E-Mails eingehen, interessiert dich erst einmal nicht. Der Nachrichtenticker ist jetzt keines Blickes würdig. Das Mobiltelefon kann man ausschalten oder wenigstens stumm stellen. Deine Aufmerksamkeit richtet sich nur auf das, was du gerade bearbeitest. Wenn du dich dabei ertappst, »schnell mal« einen Blick auf den E-Mail-Eingang werfen zu wollen, halte inne, atme tief durch und entscheide dich, dass jetzt erst einmal die aktuelle Tätigkeit erledigt und beendet wird.
- Was trotzdem zu dir durchdringt, landet im Eingangskorb, siehe Punkt 1, ob nun elektronisch oder materiell. Da ist es gut aufgehoben, bis seine Zeit gekommen ist. Es läuft nicht weg. Garantiert.
- Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, schaust du dir (nach einem kurzen Durchatmen) an, was inzwischen im Eingangskorb beziehungsweise Eingangsordner gelandet ist und sortierst es entsprechend der Wichtigkeit in den Tagesablauf (oder in die Planung für die nächsten Tage) ein. Manchmal muss dabei natürlich die eine oder andere bereits geplante Aufgabe nach hinten rücken. Ich habe mir eine grobe Vorsortierung in zwei Kategorien angewöhnt: »TO DO« ist wichtiger als »SSDD«.
- Ich weiß, dass einige Leser bereits auf diesen Punkt warten: Es kommt tatsächlich vor, dass eine Unterbrechung der Arbeit wegen eines so dringenden Anliegens geschieht, dass du tatsächlich nicht anders kannst als sofort zu reagieren. In solchen Fällen empfiehlt es sich, zu notieren, wie weit du mit der aktuellen Tätigkeit bist, was bereits erledigt ist und was noch nicht. Unterlagen, Werkzeuge und ähnliches bleiben wenn möglich bereitgelegt, während du dich der dazwischengekommenen Angelegenheit widmest. So kannst du anschließend ohne große Reibungsverluste genau dort weiter machen, wo du unterbrochen wurdest.
- Egal wie lang oder kurz sich die verschiedenen Tätigkeiten gestalten - zwischendurch solltest du Pausen einlegen: Aufstehen, durchatmen, ein paar Schritte gehen (zum Kopierer, in die Küche, zur Toilette).
- Wenn du eine längere Pause pro Tag hast, dann geh nach draußen, statt im Büro oder der Kantine zu hocken. Falls du zu Hause arbeitest, anstatt irgendetwas zwischendurch in der Wohnung zu erledigen. Geh nach draußen, bewege dich, entdecke, was der Natur so einfällt. Fällt heute Wasser vom Himmel? Oder glüht alles vor Hitze? Bläst ein Wind Laub durch die Gegend oder sprosst frisches Grün irgendwo hervor? Es käme mir einer Bestrafung gleich, an einem Tag mit durchschnittlich acht Bürostunden auch noch die Mittagspause sitzend in einer schlecht belüfteten Kantine zu verbringen und mit lauten Geräuschen belästigt zu werden, ganz abgesehen von den gesundheitlich bedenklichen Speisen, die da womöglich erhältlich sind.
Wie gesagt – das sind meine Tipps und Erfahrungen als Büromensch. Für andere Berufe mag die Praxis anders aussehen. Aber das Prinzip, dass Multitasking uns schadet, hat damit nichts zu tun. Das ist nun einmal so.
Mein Rat: Mach dir Gedanken, wo und wie du dich davon befreien kannst. Sei kein Multitasker! Bleib gesund, auch geistig.
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